Tengo una batalla contra mi bandeja de entrada. Parece que en cuanto más mails respondo, más vuelven a entrar. Es una lucha perdida. No la puedo ganar. Lo único que me queda es limitar los daños.
Derechos de foto de FotoliaEl otro día leí en Twitter que tu bandeja de entrada refleja las prioridades de terceros pero en pocos ocasiones las propias. No tengo la solución perfecta pero estas reglas me aportan algo de alivio.
1. Responder de arriba hacia abajo: un “truco” sencillo de reducir la cantidad de mails es ir de arriba hacia abajo. Muchas tareas se solucionan sin necesidad de intervención personal porque devienen obsoletas.
2. Responde a lo urgente primero: para ser clasficado como “urgente” tiene que tener un impacto inmediato en ingresos, reputación o causar un aumento de carga de trabajo si no reacciono. Evita además un segundo mail de seguimiento aumentando el nivel de presión.
3. No respondas si te faltan datos: lo mismo se aplica si no tienes toda la información disponible. Si a pesar de ello respondes este mail se convierte en un boomerang que requiere 2 veces una respuesta.
4. No respondas demasiado rápido: de esta manera evitas que todo el mundo espera una respuesta inmediata por tu parte. No digo que no sea la manera correcta de hacer las cosas pero cuando estas con varios proyectos al mismo tiempo simplemente no será posible.
5. Responde cosas fáciles de manera rápida: incluso si no son muy urgentes. Ayuda a tener una imagen más limpia de tu bandeja de entrada lo que te permite mantener mejor control sobre lo que tienes que responder ya y los mails que todavía tienen tiempo.
Cuando y cómo responder a un mail no es una ciencia exacta. Algo en el sistema definitvamente falla. Igual ha llegado el momento para que alguien invente una herramienta más efectiva.
¿Cuáles son tus consejos para encontrar una mejor manera de gestionar la bandeja de entrada?
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