viernes, 16 de noviembre de 2012

No escribas un mail si quieres que te entiendan

No escribas un mail si quieres que te entiendan:
Hace poco aprendí nuevamente esta lección cuando estaba intentando cerrar una colaboración con una organización. Por comodidad y pereza no se hacen los pasos realmente necesarios que cuestan un poco pero aumentan la probabilidad de éxito.
El problema de comunicación por mailDerechos de foto de Fotolia
Se habían creado falsas expectativas por ambas partes por culpa de un intercambio de mails sin información detallada que dejaban demasiado margen de interpretación. Se consiguió salir de la crisis de comunicación cuando los mails pararon y las conversaciones empezaron.
El e-mail es el canal de comunicación más peligroso que tenemos a nuestra disposición. Por culpa de su fácil uso lo utilizamos con demasiada frecuencia porque pensamos que sirve para solucionar cualquier asunto. La mayoría de nosotros conocemos las desventajas del e-mail pero muchos de nosotros vuelven a caer en la trampa. Las principales problemáticas del correo electrónico consisten en el problema de la interpretación de la información.
1. La lectura entre las líneas: la cultura española de hacer negocios es mucho más indirecta que en Alemania. Las cosas no se dicen de manera clara. A veces hay que leer entre las líneas para llegar al fondo de la información.
2. Relleno de partes en blanco: una de los principales problemas es la interpretación. Un mail nunca es completo y por lo tanto requiere el relleno de las partes en blanco. En la mayoría de los casos asumimos lo que más nos conviene pero no tiene que ser necesariamente lo que el emisor pretende.
3. Dar por hecho información existente en el receptor: en el mundo de los negocios hablamos constante con nuevas personas. Algunas veces confundimos lo que hemos hablado con uno o con otro. Además damos por hecho información y conocimiento por parte del receptor del mail que en muchos casos es inexistente pero se requiere para interpretar de manera correcta el mensaje.
4. Falta de comunicación no verbal: en la comunicación entre personas la clave está en saber interpretar los gestos no verbales. Nos permiten reaccionar y ajustar nuestro discurso para lograr nuestros objetivos. Un correo electrónico es absolutamente ciego en este aspecto.
5. Mails impulsivos que rompen relaciones: enviar un mail cabreado es una de las cosas más peligrosas que existen. En el 99% de los casos y una vez que hayan pasado 24 horas te arrepientes de haber elegido ese tono agresivo. Lo que dices de manera enfadada se va borrando con el tiempo. El mail que has enviado es un documento escrito que no permite marcha atrás.
Si se trata de un tema realmente importante coge el teléfono y cierra una reunión. Si no te puedes ver de manera física porque la distancia es demasiado grande es siempre mejor hablar las cosas aunque parezca que requiere más tiempo.
¿Cuáles son tus consejos para mejorar la comunicación con o sin e-mail?

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